De vraag ‘Hoe werkt een agile organisatie?’ laat zich het beste beantwoorden door de verschillen tussen een traditioneel geleide organisatie en een agile organisatie te benadrukken. In dit artikel noemen we de twee belangrijkste verschillen. Je zult merken dat sommige starre processen de omslag naar een agile manier van werken niet eenvoudig maken. Echter, van de aantrekkelijke en klantgerichte voordelen van agile profiteert de hele organisatie. Ontdek de ‘winst’ van agile.
 

Doel van agile werken

Hét voornaamste verschil tussen een bedrijf dat de agile methode heeft omarmd in vergelijking met de traditionele organisatie is het doel. Van oudsher heeft een organisatie bestaansrecht omdat het goed is in wat het doet. De beste producten leveren of een uitmuntende service verlenen.

In de laatste decennia is deze focus bij de traditioneel geleide organisaties verlegd naar omzet, marge en winst. Kortom, rendement, ROI en groei zijn de drijfveren om te bestaan. De investeerders en aandeelhouders zitten toch elk kwartaal op goede cijfers te wachten. Kort door de bocht, zij bepalen doorgaans welke richting een bedrijf opgaat en welke keuzes voor de toekomst worden gemaakt. Natuurlijk richt elke organisatie zich op de kwaliteit van de producten en tevreden klanten, maar de absolute focus ligt bij winst maken. Om die reden lukt het sommige organisaties niet om het hoofd boven water te houden.

Een agile organisatie keert eigenlijk weer terug naar de basisgedachte. Ze gaat niet uit van geld, maar van het creëren van toegevoegde waarde voor de klant. Geld is niet het doel, maar het resultaat van je doel. Een klant die tevreden is met een product of dienst, zal bereid zijn daarvoor te betalen. Daarmee bepaalt de markt welke keuzes je maakt, hoe je visie eruitziet en welke investeringen je doet. Je bent genoodzaakt in te spelen op de veranderende vraag.

Leiderschap bij een agile manier van werken

Een traditioneel geleide organisatie brengt een bepaalde vorm van leiderschap met zich mee. Top-down management: één kopman of -vrouw die als leider de visie bepaalt. Daarnaast de managers die het werk bepalen, vertellen wat de werknemers moeten doen en hen controleren. De medewerkers volgen het beleid van de organisatie, krijgen instructies welk werk ze dienen uit te voeren en in veel gevallen ook nog hoe het uitgevoerd moet worden.

Het tweede verschil zit hem in de rollen van medewerkers. Omdat bij agile werken de focus op klanttevredenheid ligt, moet niet alleen de leider weten wanneer de klant tevreden is, maar iedereen binnen de organisatie. Daarmee krijgt de manager een andere functie. Niet top-down. Hij staat juist middenin een groep medewerkers. Het is zijn taak om ervoor te zorgen dat de medewerkers zonder hindernissen hun werk kunnen uitoefenen.


De Productowner moet ervoor zorgen dat hij op de hoogte is en blijft van de klantwensen. Op basis daarvan geeft hij bij het team aan welke resultaten hij van ze verwacht. Hij is daarin visionair. De medewerkers in het team bepalen vervolgens hoe ze het beste tot dat resultaat komen. De Productowner geeft dus aan WAT er moet gebeuren door het team. Het team bepaalt vervolgens zelfsturend HOE ze dat doen.
 

Verandering naar agile is niet eenvoudig

Samengevat, in tegenstelling tot ‘moderne traditionele organisaties’ is het uitgangspunt van een agile organisatie klanttevredenheid. Winst, omzet en marge zijn niet het doel op zichzelf. Managers staan niet boven maar naast de medewerkers. Gezamenlijk, als team bepalen ze het werk dat gedaan moet worden en de manier waarop ze werken.

Juist deze verschillen maakt omschakelen naar een agile werkende organisatie lastig. De ingebakken hiërarchie en de traditionele bedrijfscultuur, die zeker bij grotere organisaties heerst, zullen hooggeplaatste medewerkers niet zo snel willen opgeven. Waarom zouden zij willen veranderen? Het uitgangspunt van de organisatie, de hele organisatie, moet kantelen van werken voor winst naar werken voor klanttevredenheid. Daarmee moet niet alleen de manier van werken veranderen, ook de rol van de manager en de verdeling van de verantwoordelijkheid moeten op de schop. Soms zelfs in meerdere managementlagen.
 

Van verandering naar Agile wordt iederen beter

Er blijft natuurlijk een aanzienlijk aantal banen bestaan waarin routinewerkzaamheden worden uitgevoerd. Niet alle werknemers kunnen binnen een agile team werken. Wanneer mensen op elk niveau binnen de organisatie betrokken worden en wanneer ze weten en begrijpen waarom ze bepaalde werkzaamheden doen, zullen alle medewerkers met meer passie en plezier te werk gaan.

Wil je meer weten over hoe een agile organisatie is ingericht en hoe een scrum team werkt? Lees ook ons blogartikel over Scrum. Wil je ook met je organisatie overstappen op een agile manier van werken, google dan eens op ‘training agile scrum’. Je vindt diverse opleiders. Voor de beste scrumartikelen kun je bij ons terecht. Heb je een vraag, stuur ons een bericht. We helpen je graag.

Waarom dan toch veranderen? Omdat een ander voordeel van de agile organisatie is dat mensen met veel meer passie en plezier werken. Elk team en individu krijgt veel meer verantwoordelijkheid om zelfsturend en zelflerend te opereren. Bovendien, mensen die met voldoening hun werk kunnen uitoefenen werken doorgaans harder, leveren meer waarde, waardoor ze ook meer waarde kunnen creëren voor klanten. Daar wordt iedereen beter van, de klant, de werknemers zelf én het management.

Wil je meer leren over Scrum?
Neem dan zeker eens een kijkje bij onze online Scrum cursus.

Bij agile werken vormt de sprint het hart van de scrum methode. In het blogartikel “Wat is Scrum?” beschreven we het doel van scrummen.  Dat is: “zo snel mogelijk een product opleveren dat aan alle vooraf overeengekomen criteria voldoet, zonder de continue ontwikkeling en het voortdurend inspelen op de veranderingen uit het oog te verliezen.”

De totstandkoming van een product of dienst vereist een grote hoeveelheid werk. Dat geldt in elke branche of organisatie. Om alle taken zo goed mogelijk te kunnen plannen, uit te voeren én ook tijdig in te kunnen spelen op veranderingen, moet je werkzaamheden opsplitsen. Kort door de bocht is dat wat een sprint doet.

De definitie

Een sprint levert binnen een tijdvak van 2 tot 6 weken een bruikbaar en potentieel lanceerbaar onderdeel van de dienst of het product op dat als ‘gereed’ (Engels: ‘done’) kan worden beschouwd. Sprints zijn consistent in duur gedurende de totale periode van productontwikkeling. Een nieuwe sprint begint, zodra de vorige is afgesloten.

De uitleg

Hoewel agile werken of scrummen is ontwikkeld in de software-branche, is deze methode zeer geschikt voor welke organisatie dan ook. Stel, je ontwikkelt een bezorgdienst voor maaltijdboxen. Vóór de lancering van je nieuwe product moet je heel wat werk verzetten: marktonderzoek doen, mensen in dienst nemen, een website bouwen, communicatie en marketing, materialen inkopen, etc. Al deze taken bij elkaar noem je ‘backlog’.

Backlog

De backlog deel je op in taken. Opdelen loopt via een aantal trappen, van groot naar steeds kleiner: thema’s, kenmerken en vervolgens ‘user stories’. Een ‘user story’ omvat een klein maar heel waardevolle taak die een team binnen een sprint kan volbrengen. In het voorbeeld hierboven omschrijf je een mogelijke user story als: “De klant wil zo snel en zo makkelijk mogelijk online kunnen betalen”. Om die taak te kunnen volbrengen is het vinden en vastleggen van een online betaalsysteem een taak voor het team.

Deze taak is heel goed haalbaar binnen en sprint. Sterker nog, binnen dezelfde sprint kan een aantal teamleden misschien nog wel een user story afwerken. Het scrum team bepaalt gezamenlijk voorafgaand aan elke sprint welke user stories haalbaar zijn binnen de vastgestelde periode.

Vaste afspraken

Stand-up meeting

Scrum hulpmiddelen

Een stand-up meeting, ook wel daily scrum meeting genoemd, is een van de evenementen bij de agile scrum-methode. In deze blog maken we je op een simpele manier bekend met het doel en de voordelen.

Wil je eerst een korte uitleg over Scrummen in het algemeen? Lees dan eerst het blogartikel "Wat is Scrum?"
 

Wat is het doel van een stand-up meeting? Waarom staand, en vooral, waarom elke dag?

Het team komt 's morgens bij het scrumbord bijeen, nog voordat de werkdag echt van start gaat. Iedereen staat. Met stand-up wordt letterlijk 'staande' bedoeld. Geen gemakkelijke stoelen, kopje koffie erbij of laptops open. De meeting mag maximaal 15 minuten duren. Zo word je gedwongen efficient te vergaderen. Je gaat niet te veel in op details en iedereen komt aan het woord. Over het proces van de meeting ontdek je later meer.

De meetings zijn kort, maar wel elke dag. Eén van de doelen van scrummen is zo snel mogelijk inspelen op veranderingen. Met een dagelijkse rondvraag komen onder andere problemen, meevallers en vragen van buitenaf sneller aan het licht. Het doel van de dagelijkse stand-up meeting is dan ook snel inspelen op de veranderende factoren en daar op bijsturen.

3 x C

Elke dag samenkomen bevordert de 3 C's van het teamproces: cadans, communicatie en coöperatie. Omdat de teamleden elkaar elke dag zien, kunnen de individuele leden elkaar op de hoogte houden van de voortgang, de tegenslagen en de successen. Wanneer een teamlid bijvoorbeeld een probleem ervaart, kan hij hulp vragen aan de anderen. Of als de Product Owner nieuwe informatie ontvangen heeft van de opdrachtgever, kan hij dat direct delen met het team.

Door dagelijks even een overleg in te lassen, kent iedereen precies de status van het project (de sprint) en weet iedereen waar collega's aan werken. Geen verrassingen.

3 vragen

De stand-up meeting werkt volgend een bepaald proces om zo snel mogelijk relevante informatie boven water te krijgen en uit te wisselen. De Scrum Master is de procesleider van de meeting. Elk teamlid beantwoordt tijdens de meeting 3 vragen:
- Waar heb je gisteren aan gewerkt?
- Wat ga je vandaag doen?
- zijn er obstakels die je voortgang blokkeren?

De Scrum Master heeft nog een functie. Indien er obstakels (ookwel impediments) naar voren komen tijdens de Stand-up let hij er extra op dat er daadwerkelijk een oplossing voor bedacht wordt. De Scrum Master zal zich in eerste instantie richten op het oplossen van deze obstakels zodat de overige teamleden door kunnen werken.

Scrumbord bijwerken

Tijdens de meeting wordt dagelijks het scrumbord ge-updatet. Taken die af zijn, worden naar de kolom 'done' verplaatst. Problemen worden zichtbaar gemaakt en waar mogelijk opgelost. Ervaren scrummers geven aan dat het verplaatsen van de magneten veel voldoening geeft.

Niet scrummen? Toch de voordelen van de dagelijkse meeting

Ook al heeft jouw organisatie de agile methode (nog) niet omarmd, een dagelijkse stand-up meeting kan ook jouw team veel voordelen bieden:

- elke dag ontmoeten teamleden elkaar
- elk teamlid heeft het centrale doel helder voor ogen
- problemen worden sneller gesignaliseerd en bespreekbaar gemaakt
- oplossingen voor problemen worden door de groep aangedragen en gedragen
- verbetering in communicatie en coöperatie binnen het team

Scrumartikelen.nl levert je graag de beste hulpmiddelen voor je dagelijkse stand-up meeting. Heb je vragen over onze scrumborden of magneten? Neem gerust contact met ons op!

Wil je meer leren over Scrum?
Neem dan zeker eens een kijkje bij onze online Scrum cursus.

Agile en Scrum: wat betekenen deze begrippen?

Scrum is een Agile-methode, waarschijnlijk de meest bekende. Agile betekent zoiets als behendig, lenig en vlug. Ook wel: bewegen op een snelle en eenvoudige wijze. De term Scrum, of scrummage, wordt bij rugby gebruikt. Het staat voor de spelhervatting na bijvoorbeeld een overtreding.
Er zijn bedrijven die geheel volgens het Agile-principe werken, maar er zijn ook teams die zich beperken tot bepaalde onderdelen hiervan. Deze werkwijze wordt steeds populairder. Dat is niet verwonderlijk, want je hierin verdiepen levert je inzicht in processen, in mensen en in mogelijkheden op.

Een korte geschiedenisles

Om een volledig antwoord te kunnen geven op de vraag ‘wat is Scrum?’, duiken we eerst de geschiedenis in. De ontwikkeling van software is waar het allemaal begon. Programmeurs liepen telkens tegen problemen aan. De investeerder of eigenaar van een computerprogramma was aan het einde van een ontwikkeltraject lang niet altijd tevreden. Bijvoorbeeld omdat het product toch te weinig functies had, omdat het visueel niet aan de kwaliteitsnorm voldeed, of omdat de concurrent net eerder iets vergelijkbaars lanceerde.

Bij alle problemen viel op, dat het niet tijdig (kunnen) inspelen op actuele wijzigingen de oorzaak van de ‘mislukking’ bleek. Daar moest iets aan gedaan worden. En je raadt het al: zo is uiteindelijk de werkwijze scrummen geboren. 

Het basisprincipe van scrummen

Het basisprincipe van de Scrummethode is namelijk dat je als team de werkzaamheden en resultaten van een project aldoor toetst en bespreekt. Zoals de softwareontwikkelaars ontdekten, moet je om een winstgevende dienst of goed product te maken, niet alle werkzaamheden vooraf plannen. Het verloop van een project moet gaandeweg aangepast worden aan de hand van ontwikkelingen. 

Van verleden naar heden: wat is Scrum?

Tegenwoordig beperkt Scrum zich niet meer tot de softwarebranche. Sterker nog: scrummen is nu zeer populair en het komt voor op allerlei verschillende soorten werkvloeren.

Het basisprincipe van Scrum is dus het aldoor toetsen en bespreken van de resultaten van een project. Om dit verder te definiëren: je gaat niet uit van een bepaald begin- en eindpunt, maar je deelt een project op in meerdere delen. Die kleine delen noemen we ‘sprints’. Een sprint eindigt altijd met een evaluatie en op basis daarvan maken jij en je team dan weer de planning voor de volgende sprint. Het einddoel van een project staat dus niet vast vanaf het begin. Deze ontwikkel je gaandeweg. 

Scrum: wat levert het je op?

Wat het basisprincipe is van Scrum, dat moge nu duidelijk zijn. Maar voordat je je verliest in de Scrumwereld, is het natuurlijk ook fijn om te weten wat dat scrummen je nu precies oplevert. Volgens ons kent Scrum een aantal voordelen:

• Beter resultaat. Doordat je je eindproduct steeds aanpast aan de hand van de evaluatie van resultaten, is je eindproduct uiteindelijk van hogere kwaliteit. 
• Inspelen op ontwikkelingen. Om dezelfde reden kun je gemakkelijk inspelen op ontwikkelingen en veranderingen binnen je doelgroep of de maatschappij. Je eindproduct staat immers niet vast vanaf het begin. 
• Het draagt bij aan het teamgevoel. Als team evalueer je constant de resultaten van je project. Hierdoor is de betrokkenheid bij elkaars werk groot en werk je écht als één team toe naar een doel.

De rollen binnen een Scrumteam

• De Product Owner fungeert als vertegenwoordiger van de klant en weet dan ook precies wat de klant wil. Hij bewaakt de belangen van de klant en houdt wijzigingen en trends in de gaten.
• De Scrum Master is degene die het proces in goede banen leidt.
• Het ontwikkelteam is verantwoordelijk voor het produceren van het eindproduct. 

Wat breng je in kaart voordat je gaat scrummen?

• User story. Dit is een korte beschrijving van wie de eindgebruiker van het op te leveren product is, wat deze eindgebruiker wil en waarom.
• Backlog. Dit is een vertaling van de user story in concrete onderdelen van het eindproduct. Oftewel: de backlog bevat alle taken die uitgevoegd moeten worden voor het betreffende project.
• Acceptatie criteria. Een team bepaalt altijd aan welke criteria een uitgevoerde taak moet voldoen, voordat deze als ‘done’ kan worden beschouwd. 

Het proces: welke bijeenkomsten kent scrummen?

• Sprintplanning. De term ‘sprint’ lieten we eerder al even vallen. Een sprint is een korte periode, meestal van één tot zes weken, van het gehele project. Tijdens een sprintplanning bepaalt het team het sprintdoel en de tussenproducten die je oplevert in de komende sprint. 
• Stand-up Meeting. Dagelijks bespreken alle leden van het team de voortgang van de taken binnen de huidige sprint. Deze meeting vindt staande plaats en duurt maximaal 15 minuten. Zo blijf je scherp en kun je dagelijks afstemmen wat goed gaat, waar de knelpunten liggen en hoe je die kunt aanpakken.
• Review. Dit is het moment waarop het team de resultaten van een sprint oplevert en demonstreert. Voor deze demonstratie kun je stakeholders, zoals klanten of burgers uitnodigen. Zij kunnen hun feedback geven op de tussenproducten. Deze feedback kunnen jij en je team meenemen bij het bepalen van het volgende sprintdoel. 
• Retrospective. Dit is de laatste bijeenkomst van een sprint. Tijdens een retrospective evalueert het team het proces. Je bepaalt wat er nodig is om het teamproces te verbeteren en de volgende sprint nog beter uit te voeren.

Welke materialen heb je nodig voor Scrum?

• Scrum board. Hierop houd je de status van je project op een overzichtelijke manier bij. Je kunt kiezen tussen een digitaal Scrumbord of een fysieke. 
• Magneten. Deze hang je aan je Scrumbord, om alle taken en de status van het project aan te geven. Je kunt gaan voor magneten waarop je kunt schrijven, maar we hebben bijvoorbeeld ook magneten van symbolen.
• Markers. Om mee op je scrumbord te schrijven.
• Lijnen en rasters. Om je scrumbord gemakkelijk op te delen in verschillende vakken.
• Documenthouders. Hiermee houd je al je losse papieren overzichtelijk bij elkaar.

Wat is Scrum: meer leren?

Wanneer kies je voor een fysiek scrumbord en wanneer voor een digitaal scrumbord? Beide versies kennen zowel voordelen als nadelen. Toch is er één allerbelangrijkste reden om te kiezen voor een fysiek scrumboard. Ben je ervaren in agile scrum werken, ben je scrum master of product owner? Dan onderken je het antwoord dat je hieronder ontdekt zeker! Daarnaast noemen we nog 5 voordelen van het gebruik van een fysiek scrum board.

Dé reden voor een fysiek scrumbord staat in het Agile Manifesto

In het Agile Manifesto staan de principes gedefinieerd om zo snel mogelijk tot een hoogwaardig product te komen. Met stip op nummer 1 staat: “Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen”. 

Met andere woorden, de tools moeten ondersteunend zijn aan het menselijke proces en niet andersom. Rondom een fysiek scrum board vormt zich een fysieke groep met fysieke interactie. Bij een digitaal scrumboard ben je als team eerder geneigd om je processen te bouwen rondom het takenbord. De interactie vindt plaats met de ogen gericht op een digitaal scherm en niet op elkaar.

Dat is de voornaamste reden om een magneetbord of white board te gebruiken dat je als scrumboard zelf kunt inrichten met de juiste accessoires. Er zijn echter nog meer voordelen te noemen.

De voordelen van een takenbord dat je kunt wijzigen

1. Real-life interactie heeft altijd de voorkeur. Tijdens de startfase, de dagelijkse stand-up meeting en de evaluatie kun je elkaars mimiek zien en de emoties beter oppikken. Tweederde van de communicatie is immers non-verbaal. Die indrukken wil je meenemen in het proces. Ook de commitment van ieder teamlid is groter zonder de afleiding van andere collega’s, telefoons, etc.

2. Het bord is altijd beschikbaar en je kunt in één oogopslag alles overzien, bijvoorbeeld: teamsamenstelling, user stories, To-do-lijst, actiepunten, knelpunten en afgevinkte actiepunten.

3. Transparante stand van zaken voor iedereen. Door de fysieke inspanning tijdens de dagelijkse meetings en de wijzigingen letterlijk met de hand door te voeren op het bord, beklijft de projectstatus en urgentie beter. Mensen zijn beter doordrongen van zowel hun eigen doel binnen het project als het algemeen te behalen doel.

4. Updaten gaat eenvoudiger. Elke dag breng je snel wijzigingen aan brengen door geschreven tekst, het verplaatsen van een magneet of post-it. Bovendien geeft de fysieke verschuiving na een afgevinkte taak een goed gevoel. Door de grotere interactie, het elkaar beter begrijpen en het betere inzicht in de status van het project, gaat het team automatisch beter samenwerken. Welke doelen zijn eerder behaald, of niet haalbaar door veranderende factoren binnen een sprint? Wie kan nog inspringen om het doel toch te bereiken?

Conclusie
 

Een fysiek scrum board ondersteunt je proces en het team en bevordert interactie en onderling begrip. Alleen wanneer de leden van het scrum team geografisch ver uit elkaar werken, functioneert een digitaal scrum board als geschikt alternatief. Diverse agile management tools zijn online beschikbaar.

Heb je advies nodig over een magneetbord of whiteboard dat het beste binnen jouw organisatie past en helpt om je teamdoelstellingen te behalen? Neem even contact met ons op. We helpen je graag.

Wil je meer leren over Scrum?
Neem dan zeker eens een kijkje bij onze online Scrum cursus.